채용공정화에 관한 법률 제 11조에 채용서류 반환과 관련하여 규정하고 있습니다.
이때, 반환의무가 있는 경우와 반환의무가 없는 경우를 구분하여 각 채용서류 보관기간을 달리 정하고 있습니다
1. 탈락자에 대한 채용서류 보관 기한
1) 반환의무가 있는 경우: 오프라인으로 채용서류를 받은 경우
일정기간 (채용여부 확정된 날 이후 14일이 지난 시점부터 180일 사이의 기간 중 구인자가 구직자 채용서류 반환 청구가능 기간으로 정한 기간) 보관하여야 하며, 반환 청구기간이 만료된 후 구직자가 반환요청을 하지 않은 경우 탈락자의 개인정보가 담긴 채용서류를 지체없이 (5일 이내) 파기하여야 합니다.
2) 반환의무가 없는 경우; 온라인으로 채용서류를 받은 경우
이 경우 언제까지 파기하여야 한다는 기간은 법에서 규정하고 있지 않으나, ‘개인정보보호법’에서 ‘개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하도록 규정 (제 21조 제 1항) 하고, 개인정보보호 가이드라인에서 지체 없이를 ‘5일 이내’로 안내하고 있는 점으로 볼 때, 채용여부가 확정되면 확정된 채용대상자를 제외한 구직자의 채용서류는 지체 없이 (5일 이내)에 파기하여야 합니다.
| [행정자치부, 고용노동부 개인정보보호 가이드라인] (2015) 마. 파기 * 보유기간의 경과, 개인정보 처리목적 달성 등으로 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 (5일 이내) 해당 개인정보를 파기 |
2. 탈락자 채용서류를 보존할 수 있는지 여부, 가능하다면 그 기간
사업장에서 탈락자의 채용서류를 파기하지 않고, 향후 상시채용을 대비하여 보존하려고 하는 사업장들이 있습니다. 이런 경우, 사업장에서는 반드시 "지원자에게 보존기간 및 목적을 알리고 별도의 동의를 받아야 합니다."
아울러 정보주체(지원자)가 본인의 정보 삭제를 요구하는 경우에는 지체 없이 삭제하여야 합니다. 참고로 채용서류 보존이 지원자의 동의를 얻었다는 주장에 대한 입증책임은 '사업장'에 있습니다.
* 관련법률: 개인정보보호법 제 15조(개인정보의 수집, 이용) 제 1항, 위반 시 5천만원 이하의 과태료/ 같은 법 제 21조(개인정보의 파기) 제 1항, 위반 시 3천만원 이하의 과태료
현재 법에서 보존할 수 있는 기간의 상한이 정하고 있지 않습니다. 따라서 회사에서 결정하시고 지원자에게 별도 동의를 받으시는 것이 좋습니다. 혹시 모든 지원자들에게 적용되는 사항이라면 입사지원서에 “탈락 시 채용서류를 ( ) 년간 보관할 수 있다 . 본 항목에 대하여 거절할 수 있는 권한이 있으며, 거절 시 향후 당 사의 상시채용 시스템에 입사지원서가 저장되지 않습니다” 라는 항목을 추가하실 수 있습니다.
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